Handbuch

Alles zu BI-bee — von der Einrichtung bis zur Kennzahlen-Referenz

1. Erste Schritte

1. Konto anlegen. Auf bi-bee.com/app registrieren mit E-Mail-Adresse und einem Passwort von mindestens 8 Zeichen. Du bestätigst dabei, dass du als Unternehmer handelst.
2. Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten. Direkt nach der Registrierung erscheint ein QR-Code. Scanne ihn mit einer Authenticator-App (Google Authenticator, Authy, 1Password, Aegis …) und gib den sechsstelligen Code ein. Das ist verpflichtend und nicht abschaltbar.
3. Backup-Codes sichern. Du bekommst zehn Einmal-Codes. Bewahre sie getrennt von deinem Telefon auf — ausgedruckt oder im Passwortmanager. Ohne Telefon und ohne Backup-Codes ist der Zugang nicht wiederherstellbar.
4. Billbee verbinden. Benutzername und API-Passwort eingeben (siehe Abschnitt 2). BI-bee prüft die Verbindung sofort.
5. Warten, bis der erste Sync durch ist. Er läuft automatisch. Das Dashboard füllt sich bereits währenddessen, oben rechts siehst du den Fortschritt.

2. Billbee-Zugangsdaten finden

BI-bee braucht deinen Billbee-Benutzernamen und ein API-Passwort — nicht dein normales Billbee-Passwort.

1. In Billbee anmelden.
2. Zu Einstellungen → API wechseln.
3. Den API-Zugang aktivieren, falls noch nicht geschehen.
4. Ein API-Passwort erzeugen und kopieren.
5. In BI-bee unter Einstellungen eintragen: Benutzername ist deine Billbee-Anmelde-Adresse, das API-Passwort das gerade erzeugte.

3. Das Dashboard

Das Dashboard besteht aus drei Teilen:

• Kennzahlenkarten oben — je Karte ein Wert plus Vergleich zur Vorperiode und zum Vorjahr.
• Diagramme und Tabellen darunter — halbe oder volle Breite.
• Kopfzeile mit Zeitraumauswahl, Sync-Status, Einstellungen und Abmelden.

Der farbige Punkt neben dem Sync-Text zeigt den Zustand: grün heisst aktuell, gelb bedeutet, dass gerade synchronisiert wird, rot zeigt einen Fehler. Fahre mit der Maus darüber, um Details zu sehen.

4. Zeiträume und Vergleiche

In der Kopfzeile wählst du den Zeitraum: 1T, 7T, 30T, 90T, 1J, YTD (seit Jahresbeginn), Alle oder — über das Kalendersymbol — einen eigenen Zeitraum.

Jede Kennzahl zeigt zwei Vergleiche: Vorperiode ist der unmittelbar davorliegende Zeitraum gleicher Länge, Vorjahr derselbe Zeitraum ein Jahr zuvor. Alle drei Fenster sind exakt gleich lang, damit die Prozentwerte belastbar sind.

In der Tagesansicht (1T) wechseln die Verlaufsdiagramme automatisch auf Stunden und vergleichen mit dem Vortag.

5. Filter

Über der Kennzahlenreihe filterst du nach Kanal, Land und Produkt. Mehrfachauswahl ist möglich, die Filter wirken zusammen und auf das ganze Dashboard.

• Die Auswahllisten zeigen nur, was im aktuellen Zeitraum vorkommt, mit Anzahl dahinter.
• Bei Produkten werden die 50 mengenstärksten angeboten.
• Filterst du auf ein Produkt, das zu einer Produktgruppe gehört, wird automatisch die ganze Gruppe einbezogen.
• „Filter zurücksetzen“ erscheint, sobald ein Filter aktiv ist.

6. Dashboard anpassen

Klicke auf Bearbeiten neben der Überschrift „Dashboard“.

• Hinzufügen öffnet die Bibliothek mit allen Kennzahlen und Widgets, jeweils mit Vorschau und Erklärung.
• Verschieben per Drag & Drop. Kennzahlen lassen sich in Zeilen anordnen.
• Entfernen über das Kreuz an der Karte.
• Breite von Diagrammen zwischen halb und voll umschalten.
• Zurücksetzen stellt die Standardanordnung wieder her.
• Fertig speichert.

Die Anordnung liegt auf dem Server und gilt damit auf allen deinen Geräten.

Gruppierung je Diagramm

Verlaufsdiagramme haben in der Titelzeile eine Auswahl: Tag, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr. Die Einstellung gilt pro Diagramm — du kannst den Umsatz also monatlich und die Bestellungen gleichzeitig wöchentlich betrachten.

Warenkorb: Durchschnitt, Median oder getrimmt

Beim ∅ Warenkorb wählst du im Bearbeitungsmodus die Berechnungsart, getrennt für Kennzahl und Diagramm:

• Durchschnitt — Umsatz geteilt durch Bestellungen. Reagiert stark auf einzelne Großbestellungen.
• Median — der mittlere Bestellwert. Robust gegen Ausreißer, gut für „was kauft ein typischer Kunde“.
• Getrimmt 10 % — die je 10 % kleinsten und größten Bestellungen werden weggelassen, aus dem Rest der Durchschnitt gebildet. Kompromiss aus beidem.

7. Produktgruppen

Dasselbe Produkt hat auf Shopify, Etsy und Amazon oft verschiedene Artikelnummern. In der Auswertung erscheint es dann dreifach. Produktgruppen fassen solche Artikelnummern zu einem Produkt zusammen.

1. Einstellungen → Produktgruppen öffnen.
2. Eine Produktkachel auf eine andere ziehen — daraus entsteht eine Gruppe.
3. Weitere Artikelnummern in die Gruppe ziehen.
4. Über das Stiftsymbol den Anzeigenamen ändern.

Gruppen wirken auf:

• Top Produkte — eine Zeile statt mehrerer, mit allen Artikelnummern.
• Anzahl Produkte — die Gruppe zählt als ein Produkt.
• Produktfilter — die Gruppe wird vollständig einbezogen.

8. Bestellstatus und Retouren festlegen

Billbee kennt viele Bestellstatus. Du legst selbst fest, welche mitzählen und welche als Retoure gelten. Beide Abschnitte findest du in den Einstellungen; sie sind eingeklappt und zeigen im Kopf eine Kurzfassung.

Welche Bestellungen zählen

Unter Bestellungen siehst du alle Status mit Haken. Ein abgewählter Status fällt aus allen Auswertungen heraus. Standard: Angebote (Status 14) zählen nicht, alles andere zählt — auch „Bestellt“ (Status 1).

Was als Retoure gilt

Unter Retouren wählst du die Status, die in „Retouren“ und „Retourenquote“ einfließen. Standard sind Status 8 und 17. Die Bezeichnungen holt BI-bee direkt aus deinem Billbee-Konto.

9. Brutto oder Netto

Unter Einstellungen → Anzeige schaltest du zwischen Brutto und Netto um. Die Umschaltung wirkt auf alle Beträge im Dashboard.

10. Synchronisation

BI-bee holt die Bestellungen selbständig. Es gibt zwei Arten:

• Erster Sync — holt deine komplette Historie. Kann bei vielen Bestellungen einige Minuten dauern. Das Dashboard füllt sich schon währenddessen.
• Laufender Sync — bei jedem Öffnen. Geholt wird der Zeitraum seit dem letzten erfolgreichen Sync, mit einem Tag Puffer, mindestens aber die letzten sieben Tage. So entstehen keine Lücken, auch wenn du länger nicht hineinschaust.

Statusänderungen an alten Bestellungen — etwa eine Retoure zu einer Bestellung von vor drei Monaten — holt der laufende Sync nicht nach, weil Billbee nach Bestelldatum filtert. Nutze dann die Datenprüfung oder lade die Daten in den Einstellungen komplett neu.

11. Datenprüfung und Reparatur

Einstellungen → Datenprüfung → Daten prüfen. Die Prüfung läuft zweistufig.

Stufe 1: die lokalen Daten

Ohne eine einzige Anfrage an Billbee wird geprüft:

Stufe 2: Abgleich mit Billbee

BI-bee fragt monatsweise, wie viele Bestellungen Billbee kennt, und vergleicht mit dem lokalen Bestand. Abweichungen erscheinen in einer Tabelle mit Billbee, Lokal und Differenz. Geprüft werden bis zu 36 Monate; wird das Limit erreicht, sagt der Bericht es dir.

Reparatur

Fehlen lokal Bestellungen, erscheint Lücken neu laden. BI-bee lädt die betroffenen Monate gezielt nach und prüft danach automatisch erneut.

12. Sicherheit

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Verpflichtend für jedes Konto. Beim Anmelden gibst du nach dem Passwort den Code aus deiner Authenticator-App ein. Statt des Codes funktioniert auch ein Backup-Code — jeder genau einmal.

Vertraute Geräte

Beim Anmelden kannst du das Gerät für 90 Tage merken lassen; dann entfällt die Code-Abfrage auf diesem Gerät. Die Kennung ist an deinen Browser gebunden. Änderst du dein Passwort, werden alle vertrauten Geräte widerrufen.

Passwort vergessen

Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“ nutzen. Du bekommst einen Link, der eine Stunde gilt. Nach dem Zurücksetzen werden alle offenen Sitzungen beendet — auch auf anderen Geräten.

Lokale Daten löschen

Unter Einstellungen → Daten löschst du die Bestelldaten in diesem Browser. Zusätzlich kannst du festlegen, dass das bei jedem Abmelden automatisch passiert — empfohlen an gemeinsam genutzten Rechnern. Beim nächsten Anmelden wird dann neu synchronisiert.

13. Abo, Rechnung und Kündigung

Nach der Registrierung kannst du BI-bee 30 Tage kostenlos in vollem Umfang nutzen, ohne Zahlungsdaten. Es wird nichts automatisch abgebucht: Läuft der Test aus, ist das Dashboard gesperrt, bis du das Abo abschließt.

Das Abo kostet 7,95 € im Monat, wird über PayPal abgerechnet und ist monatlich kündbar. Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen (Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG).

Unter Einstellungen → Rechnungsdaten kannst du Firma, Anschrift und USt-IdNr. hinterlegen.

Kündigen

Einstellungen → Abo → Kündigen. Ein Klick, ohne Begründung. Die Kündigung wirkt zum Ende des bereits bezahlten Monats — bis dahin nutzt du BI-bee normal weiter.

14. Als App installieren

BI-bee lässt sich wie eine App installieren und startet dann im eigenen Fenster ohne Browserleiste.

• Chrome/Edge am Rechner: Symbol in der Adresszeile anklicken oder Menü → „Installieren“.
• Android: Menü → „App installieren“.
• iPhone/iPad: Teilen-Symbol → „Zum Home-Bildschirm“.

Einmal geladene Ansichten funktionieren auch offline. Neue Daten braucht es eine Verbindung.

14a. Versand und Sendungsverfolgung

BI-bee liest die Versanddaten aus derselben Antwort, mit der auch die Bestellungen kommen — es entstehen dafür keine zusätzlichen API-Anfragen. Voraussetzung ist, dass du deine Labels über Billbee erzeugst; nur dann liefert die Schnittstelle Sendungsnummern.

Was daraus entsteht

• Bearbeitungszeit — wie lange es von der Bestellung bis zum Versand dauert, als Median.
• Versandquote — wie viel im Zeitraum schon raus ist.
• ∅ Versandgewicht — auch je Dienstleister im Tooltip des Kreisdiagramms.
• Retoure-Labels — Anzahl erzeugter Rücksendungen.
• Sendungstabelle — mit klickbarer Sendungsnummer, die direkt zur Verfolgungsseite des Dienstleisters führt.
• ∅ Lieferzeit und die Spalte Tage bis Zustellung — jeweils ohne Sonntage gerechnet.

14b. DHL-Zustellstatus (optional)

Billbee liefert Sendungsnummern, aber keinen Zustellstatus. Mit einem eigenen DHL-API-Key holt BI-bee einmal täglich, wo deine Pakete stehen — angemeldet, unterwegs, zugestellt oder mit Problem. Der Status erscheint als Spalte in der Sendungstabelle.

Einrichten

1. Auf developer.dhl.com kostenlos registrieren.
2. Eine App anlegen und darin die API „Shipment Tracking – Unified“ abonnieren. Achte darauf, dass sie als freigegeben angezeigt wird — DHL gibt manche APIs erst nach Prüfung frei.
3. Den API-Key kopieren und in BI-bee unter Einstellungen → DHL-Sendungsverfolgung eintragen. BI-bee prüft ihn sofort.

Was du wissen solltest

• Der Abruf läuft einmal täglich, nicht in Echtzeit. DHL erlaubt im Einstiegszugang 250 Abfragen pro Tag und maximal eine alle 5 Sekunden — deshalb arbeitet der Job bewusst langsam.
• Abgefragt werden nur noch nicht zugestellte Sendungen der letzten 30 Tage. Zugestellte werden nicht erneut angefragt.
• Nur DHL-Sendungen. Andere Dienstleister sind nicht angebunden; deren Sendungen bleiben in der Statusspalte leer.
• Retoure-Labels werden übersprungen, weil ihre Nummer oft nie eingeliefert wird.
• Ohne aktives Abo läuft der Abruf nicht.
• Bei der Lieferzeit zählen Sonntage nicht, Samstage und Feiertage schon. Frisch eingegangene Bestellungen sind noch nicht zugestellt und fließen daher nicht ein — in kurzen Zeiträumen beruht der Wert deshalb auf wenigen Sendungen.
• Key und Secret lassen sich in den Einstellungen hinterlegen, testen und wieder entfernen. Das Secret ist optional; die Tracking-API braucht es nicht.

Wenn es nicht geht

Zeigt BI-bee beim Speichern „DHL lehnt den Key ab“, fehlt fast immer das Abo der API in deiner DHL-App oder die Freigabe steht noch aus. Ein Erkennungszeichen: dann schlägt selbst DHLs eigene Testnummer fehl. Unter Einstellungen → DHL-Sendungsverfolgung siehst du außerdem den letzten Abruf und den letzten Fehler.

15. Referenz: alle Kennzahlen

Alle Werte beziehen sich auf den gewählten Zeitraum und auf Bestellungen mit zählendem Status (siehe Abschnitt 8).

16. Referenz: alle Diagramme und Tabellen

17. Problemlösung

Die Zahlen wirken zu niedrig oder zu hoch

Prüfe zuerst drei Dinge: den gewählten Zeitraum, aktive Filter und die zählenden Bestellstatus. Danach nutze die Datenprüfung.

Ein Zeitraum ist leer, obwohl es Bestellungen gab

Vermutlich eine Sync-Lücke. Die Datenprüfung findet und schließt sie.

„Zu viele API-Anfragen“

Pro Konto sind 120 Anfragen in fünf Minuten möglich. Warte kurz. Die Datenprüfung braucht eine Anfrage je geprüftem Monat — führe sie nicht mehrmals direkt hintereinander aus.

„Sitzung abgelaufen“

Melde dich neu an. Das passiert auch, wenn du das Passwort auf einem anderen Gerät geändert hast — dann werden alle Sitzungen beendet.

Ein Produkt erscheint mehrfach

Verschiedene Artikelnummern je Kanal. Lösung: Produktgruppen.

Retourenquote passt nicht

Prüfe unter Retouren, welche Status gezählt werden. Der Standard passt nicht zu jedem Billbee-Workflow.

Nach einem Update sieht etwas seltsam aus

Lade die Seite mit Strg+F5 (Mac: Cmd+Shift+R) neu, damit gespeicherte Programmdateien erneuert werden.

Ich komme nicht mehr in mein Konto

Passwort vergessen: über die Anmeldeseite zurücksetzen. Authenticator verloren: einen Backup-Code verwenden. Beides verloren: schreibe an gregor@bi-bee.de — eine Wiederherstellung ist aus Sicherheitsgründen nicht in jedem Fall möglich.